Mtaji, Bidhaa na Gharama za Uendeshaji

Na Patrick Mususa, Mkurugenzi Mtendaji – TIOB

Published: 30/Jan/2018, Mtanzania Newspaper

 

Katika vitengo vya ukusanyaji wa madeni vya mabenki mbali mbali imekuwa ni kawaida kumsikia mteja akitaja ugumu wa biashara kama chanzo cha kutokurejesha mkopo. Sababu zingine zinazotajwa ni pamoja na kupungua kwa wateja baada ya wateja hao kuhama eneo hilo la makazi; kuingia kwa bidhaa zenye ushindani mkubwa wa bei sokoni na kadhalika.

Sababu zote hizi ni sehemu ya fafanuzi ya msimu au kipindi kigumu cha biashara, kipindi ambacho kinaashiriwa na upungufu ama ukosefu wa mauzo.

Lakini ni muhimu kutambua kwamba mfanyabiashara mzoefu huwa sio mwepesi wa kushindwa kulipa madeni yake. Hii ni kwasababu mfanyabiashara mzoefu siku zote huweka akiba sehemu ya faida anayoipata katika biashara na huongeza kiwango cha akiba ya biashara katika msimu au nyakati nzuri za biashara. Pindi msimu mbaya wa biashara unapomkabili basi mfanyabiashara huyu hutumia akiba hiyo hiyo kuendesha mikopo pamoja na malipo hadi pale biashara itakaporudia hali ya kawaida. Vilevile mfanyabiashara mzoefu na mbobezi huwa anatambua mapema ikiwa bidhaa au huduma anazoziuza zina uhitaji mdogo sokoni na kuweza kufanya maamuzi magumu kwa wakati sahihi ili kupunguza gharama za mikopo na malipo mbali mbali ya uendeshaji wa biashara hiyo. Katika kufanya haya mfanyabiashara huyu analinda mtaji wake dhidi ya athari endelevu za kufanya biashara yenye uwezekano mkubwa wa kufeli.

 

Ili kuwa mfanyabiashara bora na mzoefu, ni vyema kuzingatia fafanuzi zifuatazo zinazohusika na uendeshaji bora wa biashara ili kujijengea umahiri zaidi wa masuala ya kifedha.

 

Kwanini Mfanyabiashara alinde Mtaji wake?

Mtaji wa biashara ni kiwango cha fedha kinachotumika awali katika kuanzisha biashara hiyo. Fedha hizi zina umuhimu mkubwa na zinastahili ulinzi na usimamizi wa umakini sana kwasababu ya ugumu wa upatikanaji wake.

Mtaji wa biashara aidha hupatikana kutoka kwenye akiba ya mmiliki wa biashara hiyo au kwa kukopa kutoka kwa ndugu na jamaa au taasisi ya fedha au kushirikisha wawekezaji wengine kujumuika na mmiliki huyo na kuchangia mtaji ili kuiwezesha biashara yake.

Njia zote hizi za kuzalisha mtaji huanza na ahadi ya mafanikio na matokeo yake matarajio ya kurudishiwa mtaji pamoja na faida juu yake. Hivyo asili ya fedha hizi za mtaji huleta uzito mkubwa katika utambuzi, upimaji na usimamizi wake.

 

Bidhaa na Gharama za Uendeshaji

Katika uendeshaji wa biashara yoyote ni kawaida kuwepo kiwango kidogo cha mtaji kinachotumika kununua bidhaa au vitendea kazi kwa ajili ya biashara hiyo. Maarufu kama Working Capital, mtaji huu hugeuka kuwa bidhaa, malipo ya ofisi (umeme, maji, kodi n.k.) pamoja na pesa taslimu (cash).

Ingawa ni muhimu kuulinda mtaji wa biashara kama ilivyotamkwa hapo awali, usimamizi bora wa bidhaa, mauzo na gharama za duka au ofisi (luku, kodi ya pango n.k.) huchangia moja kwa moja katika kuulipa mtaji uliowekezwa pamoja na madeni ya biashara kwa wakati. Vile vile usimamizi bora wa bidhaa, mauzo na gharama huchangia kuongeza faida maradufu ndani ya kipindi kifupi cha mauzo.

 

Tuchukue mfano wa muuza duka la bidhaa za nyumbani mwenye bidhaa zenye thamani ya shilingi milioni 10. Kwa lugha iliyozoeleka thamani ya hizi bidhaa huitwa mtaji wa biashara lakini hii siyo sahihi. Kwa utambuzi mzuri wa mtaji ni vyema kuangalia pia gharama za uandaaji wa duka ikiwa ni pamoja na kupaka rangi fremu ya duka na kuchonga makabati ya kuwekea bidhaa. Bidhaa ni sehemu ya mtaji ambazo zinapaswa kuuzwa kwa wakati ili kuzibadilisha kuwa fedha tena.

Hivyo usimamizi wa mauzo na bidhaa unahitaji umakini ili kuhakikisha bidhaa haziozi au kuisha muda wake wa matumizi kabla ya kuuzwa na pia kuhakikisha bidhaa zinalipiwa aidha hapo hapo kwa taslimu au ndani ya muda wa makubaliano na mteja.

 

Vile vile muuza duka anatakiwa kuhesabu idadi ya bidhaa mara kwa mara kwa ajili ya kuagiza bidhaa za nyongeza ili kuendeleza kasi ya mauzo ya bidhaa hizo.

 

Ikiwa wateja hununua kwa ahadi ya kulipa ndani ya siku 30 basi ni vyema kwa muuza duka kununua bidhaa zake kwa ahadi ya siku 60 au zaidi ili alipie bidhaa baada ya kufanya mauzo na kupokea mapato.

 

Vile vile ni muhimu kuchunga gharama za mauzo kwa umakini ili kuongeza faida zaidi. Kwa mfano gharama ya kodi ya pango inaweza kupungua ikiwa mwenye jengo atakubali kulipwa kodi kwa mwezi badala ya kodi ya miezi sita. Mfanyabiashara anaweza akaihifadhi kodi ya miezi mitano katika dhamana zenye kuzalisha riba kwa kipindi hicho kifupi ili kutengeneza mapato ya riba kutokana na pesa hiyo. Mapato hayo ya riba hujumuishwa pamoja na akiba ya biashara ili kujiimarisha dhidi ya msimu mgumu.

 

Uwekaji Taarifa za Mauzo

Kuweka taarifa za mauzo na gharama zake ni muhimu ili kuepukana na kupotea kwa pesa dukani.

Iwapo mauzo ya duka au ofisi hayatoandikwa katika kitabu maalum cha mauzo basi madhara yake ni aidha pesa kuzidi mahesabu bila maelezo sahihi na matokeo yake kuingizwa kwenye matumizi yaliyo nje ya biashara na kupotea kwa urahisi.

Faida kuu ya uwekaji kumbukumbu ya taarifa za mauzo ni kurahisisha utathmini na upimaji wa biashara yako pindi unapotafuta mtaji kwa ajili ya kuikuza biashara. Kwa kupitia vitabu vya mauzo, upimaji na utathmini unakuwa wa uhakika na hivyo kujenga imani kwa mwekezaji au mkopeshaji.

 

Ili kujenga tabia bora zilizoelezwa katika fafanuzi hizi za mtaji, bidhaa na gharama za uendeshaji, ni vyema kujiwekea malengo yafuatayo ili kuanza kujenga uzoefu:

 

Mosi, siku zote hifadhi sehemu ya faida kama akiba ya biashara haswa katika msimu mzuri wa biashara. Akiba huchangia kurejesha mtaji na baada ya hapo kujenga na kuongeza utajiri wa biashara yako.

 

Pili, jitahidi kumudu mzunguko wa fedha kwa umakini. Ikiwa unahitaji mkopo wa muda mfupi kwa ajili ya kuongeza pesa za kununulia bidhaa au vitendea kazi basi hakikisha unapunguza madeni yako ndani ya muda mfupi ili kupunguza gharama ya ziada inayotokana na riba.

 

Tatu, Siku zote weka kumbukumbu ya taarifa za mahesabu ya biashara yako kwani wahenga walisema “mali bila daftari hupotea bila habari”!

Isitoshe mamlaka mbalimbali za Serikali ikiwamo na ile ya kodi huzihitaji hizo kumbukumbu.